Mitarbeitende in Deutschland einstellen: Welche Daten die Lohnabrechnung braucht

Ihre neue Mitarbeiterin in Hamburg fängt am 1. an. Das Lohnbüro braucht die Daten bis zum 20. Und es fragt nach Steuer-ID, Krankenkasse und Rentenversicherungsnummer: drei Felder, die das globale Onboarding-Tool des Konzerns gar nicht kennt.

Das erleben wir regelmäßig bei Unternehmen mit Sitz im Ausland, die Mitarbeitende in Deutschland beschäftigen. Die deutschen Anforderungen sind nicht kompliziert, wenn man sie kennt. Sie passen aber selten in einen internationalen Onboarding-Prozess, und schon kleine Lücken führen zu einer verspäteten ersten Abrechnung oder einem Korrekturlauf.

In diesem Beitrag zeigen wir, welche Angaben Sie brauchen, wo Mitarbeitende sie finden und wo es typischerweise hakt. Unsere drei zweisprachigen Personalfragebögen können Sie direkt herunterladen: für Beschäftigte, für Werkstudierende und für Minijobs.

Wer macht was

Bevor der Fragebogen rausgeht, sollten drei Dinge geklärt sein: wer die Daten einsammelt, wer sie prüft und wer sie an die Lohnabrechnung übergibt. Die Mitarbeitenden liefern persönliche, steuerliche und Versicherungsangaben. Sie als Arbeitgeber liefern die vereinbarten Vertragsdaten. Die Lohnabrechnung entscheidet, wie diese Angaben steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt werden.

Unser Tipp aus der Praxis: Benennen Sie eine Person, die fehlende Angaben nachhält, und planen Sie vom Abgabetermin der Lohnabrechnung rückwärts. Mitarbeitende sollten nie selbst Schlüssel auswählen oder sich sozialversicherungsrechtlich einstufen müssen. Das ist unsere Aufgabe, nicht ihre.

Was Sie abfragen sollten

Angabe	Was dazugehört	Wer liefert
Persönliche Daten	Name laut Ausweis, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Staatsangehörigkeit	Mitarbeitende
Kontaktdaten	Private E-Mail und Telefon, Notfallkontakt (freiwillig)	Mitarbeitende
Bankverbindung	IBAN und Kontoinhaber	Mitarbeitende
Steuer	Steuer-ID und Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis	Mitarbeitende
Krankenversicherung	Gesetzliche Krankenkasse oder privater Versicherer	Mitarbeitende
Rentenversicherungsnummer	Falls bereits vorhanden	Mitarbeitende
Ausbildung	Höchster Schul- und Berufsabschluss (für die SV-Meldung)	Mitarbeitende
Vorarbeitgeber	Direktversicherung vom Vorarbeitgeber, VWL-Vertrag	Mitarbeitende
Weitere Jobs	Weitere Beschäftigungen oder Selbstständigkeit, mit Stunden und Entgelt	Mitarbeitende
Ausland	Tätigkeit in anderen Ländern, A1-Bescheinigung, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis	Mitarbeitende und Arbeitgeber
Vertragsdaten	Gesellschaft, Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Gehalt, Zulagen, Enddatum bei Befristung	Arbeitgeber

Religion, Gesundheit oder Kinder gehören nicht in einen allgemeinen Fragebogen. Kirchensteuer und Kinderfreibeträge kommen elektronisch vom Finanzamt, die Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung ruft die Lohnabrechnung digital ab.

Fünf Fehler, die wir immer wieder sehen

1. Steuernummer statt Steuer-ID. Die Steuer-ID hat elf Ziffern und gilt ein Leben lang. Die Steuernummer ist etwas anderes: das Aktenzeichen beim Finanzamt für die Steuererklärung. Auch eine niederländische BSN oder eine französische Numéro fiscal gehört nicht in das deutsche Feld.
2. Reisekrankenversicherung als Nachweis. Eine internationale Reise- oder Expat-Police reicht für die deutsche Lohnabrechnung nicht automatisch aus. Wir klären früh, ob gesetzliche oder private Versicherung gilt.
3. Die Sofortmeldung wird vergessen. In einigen Branchen, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Transport und Logistik, muss die Anmeldung spätestens am ersten Arbeitstag erfolgen. Personalabteilungen im Ausland kennen diese Regel oft nicht.
4. Der Minijob ohne feste Stunden. Steht im Vertrag keine wöchentliche Arbeitszeit, gelten 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Beim Mindestlohn liegt das deutlich über der Minijob-Grenze, und die Beschäftigung ist vom ersten Tag an voll sozialversicherungspflichtig.
5. Die Daten kommen am ersten Arbeitstag. Geht der Fragebogen erst mit dem Willkommenspaket raus, wird die erste Abrechnung knapp. Wir verschicken ihn, sobald der Vertrag unterschrieben ist.

Steuer-ID, Krankenversicherung und Rentenversicherungsnummer

Steuer-ID. Für das elektronische Lohnsteuerverfahren (ELStAM) braucht die Lohnabrechnung drei Angaben: Steuer-ID, Geburtsdatum und ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmale werden dann elektronisch abgerufen. Ihre Steuer-ID finden Mitarbeitende im Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern, auf einer früheren deutschen Lohnabrechnung oder im Einkommensteuerbescheid (ELSTER). Noch keine Steuer-ID? Dann sofort der Lohnabrechnung Bescheid geben. Bitte nie einen Platzhalter eintragen, nur damit das Pflichtfeld gefüllt ist.

Krankenversicherung. Wir fragen nach der gesetzlichen Krankenkasse oder, bei privat Versicherten, nach dem Versicherer. Die private Versicherung ist auch für den Arbeitgeberzuschuss wichtig; dafür braucht die Lohnabrechnung eine Bescheinigung des Versicherers.

Rentenversicherungsnummer. Die Rentenversicherungsnummer ist nicht die Steuer-ID, auch wenn beides oft verwechselt wird. Ist die Nummer unbekannt, fragt die Lohnabrechnung sie vor der Anmeldung elektronisch ab. Gibt es noch keine Nummer, stößt die Lohnabrechnung die Vergabe an; dafür werden Geburtsort und Geburtsland gebraucht.

Werkstudierende

Werkstudierende sind bei internationalen Unternehmen beliebt. Wie sie abgerechnet werden, hängt an wenigen Angaben, die wir in einem eigenen Fragebogen abfragen.

Die Grundlagen: In der Vorlesungszeit dürfen Werkstudierende höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten, alle Jobs zusammengerechnet. Mehr ist in den Semesterferien, abends oder am Wochenende möglich, aber nur in Grenzen, die die Lohnabrechnung prüft (die sogenannte 26-Wochen-Regel). Sind die Voraussetzungen erfüllt, fallen keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an. Die Rentenversicherungspflicht bleibt.

Was wir von Studierenden brauchen:

• Eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, jedes Semester
• Studienform (Vollzeit, Teilzeit, Fernstudium) und voraussichtliches Studienende
• Alle weiteren Jobs und selbstständigen Tätigkeiten, mit Stunden aus den letzten zwölf Monaten
• Das Datum, an dem das Abschlussergebnis schriftlich mitgeteilt wird, denn der Status endet mit Ablauf dieses Monats

Noch ein Punkt: Bleibt das regelmäßige Entgelt innerhalb der Minijob-Grenze, wird die Beschäftigung als Minijob beurteilt. Dann gilt der Minijob-Fragebogen.

Minijobs und kurzfristige Beschäftigung

Ein Minijob braucht mehr als eine gekürzte Fassung des Standardbogens. Weitere Jobs, die Krankenversicherung und der Status (Schüler, Studentin, Rentner, arbeitsuchend) beeinflussen die Beurteilung.

	2026	ab 1. Januar 2027
Minijob-Verdienstgrenze (regelmäßig, pro Monat)	603 €	633 €
Gesetzlicher Mindestlohn (pro Stunde)	13,90 €	14,60 €

Vorhersehbare Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld zählen bei der Prognose mit. Vorlagen mit alten Beträgen sollten Sie jetzt aktualisieren.

Rentenversicherung. Minijobber können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Seit dem 1. Juli 2026 können sie diese Befreiung einmalig für die Zukunft aufheben; eine erneute Befreiung ist danach ausgeschlossen (Minijob-Zentrale). Unser Fragebogen fragt nur, ob eine Befreiung gewünscht ist. Der Antrag selbst läuft über ein eigenes amtliches Formular.

Kurzfristige Beschäftigung folgt eigenen Regeln: grundsätzlich höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, in der Landwirtschaft bis zu 15 Wochen oder 90 Arbeitstage. Frühere Beschäftigungen im selben Jahr zählen mit. Liegt der Verdienst über der Minijob-Grenze, prüft die Lohnabrechnung zusätzlich die Berufsmäßigkeit. Deshalb fragt der Bogen nach Vorbeschäftigungen und Zeiten der Arbeitssuche.

Tätigkeit über Grenzen hinweg

Die Staatsangehörigkeit allein sagt der Lohnabrechnung wenig. Entscheidend ist, wo jemand wohnt, wo er tatsächlich arbeitet und ob es weitere Beschäftigungen oder eine Selbstständigkeit im Ausland gibt. Wer regelmäßig in mehreren EU-Ländern arbeitet, kann unter das Sozialversicherungsrecht eines anderen Staates fallen; das Ergebnis dokumentiert die A1-Bescheinigung (DVKA).

Ist ein Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis nötig, prüfen wir vor dem ersten Arbeitstag, ob sie diese Tätigkeit abdeckt, und legen eine Kopie ab. Der Fragebogen ersetzt diese Prüfung nicht (Make it in Germany).

Datenschutz

Wir erheben nur, was Lohnabrechnung und Personaladministration tatsächlich brauchen. Bevor der Fragebogen rausgeht, erhalten Mitarbeitende Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO. Ausgefüllte Bögen kommen über einen sicheren Weg zurück, nicht als E-Mail-Anhang. Greift eine Personalabteilung außerhalb der EU auf deutsche Personaldaten zu, gehört das in die Datenschutzprüfung des Unternehmens, einschließlich der Regeln für Drittlandübermittlungen.

Bevor Sie an die Lohnabrechnung übergeben

• Persönliche Daten stimmen mit Ausweis und Vertrag überein
• Steuer-ID und Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis sind ausgefüllt
• Die Krankenversicherung ist geklärt, bei privater Versicherung mit Nachweis
• Weitere Jobs und Tätigkeiten im Ausland sind markiert
• Die Arbeitserlaubnis ist geprüft, wo nötig
• Offene Punkte haben eine verantwortliche Person und ein Datum
• Die Lohnabrechnung bestätigt, dass alles für den ersten Lauf vorliegt

Und danach: Änderungen bei Anschrift, Versicherung, weiteren Jobs oder Arbeitsort müssen zeitnah bei der Lohnabrechnung ankommen.

Unsere Personalfragebögen zum Download

Alle drei Fragebögen sind zweisprachig (Deutsch und Englisch) und als PDF ausfüllbar. Es sind leere Vorlagen; bitte passen Sie sie vor dem Einsatz an Ihre Abläufe an.

Fragebogen	Inhalt	PDF (DE + EN)
Personalfragebogen	Reguläre Beschäftigte: persönliche, steuerliche und SV-Daten, Direktversicherung und VWL	PDF herunterladen
Personalfragebogen Werkstudium	Studienangaben und weitere Tätigkeiten	PDF herunterladen
Personalfragebogen Minijob	Minijob und kurzfristige Beschäftigung: Status, weitere Jobs, Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr	PDF herunterladen

Die Fragebögen erfassen Informationen. Sie ersetzen weder den Arbeitsvertrag noch die Anmeldung oder die Prüfung durch die Lohnabrechnung.

Häufige Fragen

Können wir unseren globalen Onboarding-Bogen für Mitarbeitende in Deutschland nutzen?

Nur mit Ergänzungen. Die deutsche Lohnabrechnung braucht Steuer-ID, Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis, Krankenversicherung und, falls vorhanden, die Rentenversicherungsnummer. Den meisten globalen Bögen fehlen diese Felder.

Was tun, wenn neue Mitarbeitende noch keine deutsche Steuer-ID haben?

Geben Sie der Lohnabrechnung vor dem ersten Lauf Bescheid. Ohne Steuer-ID lassen sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht elektronisch abrufen. Tragen Sie nie einen Platzhalter oder eine ausländische Steuernummer ein.

Brauchen Werkstudierende und Minijobber den Standardbogen?

Sie brauchen die Standardangaben und zusätzliche Informationen: Immatrikulation und Gesamtarbeitszeit bei Werkstudierenden, Status und weitere Jobs bei Minijobbern. Deshalb gibt es eigene Fragebögen.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen mit Stand 24. Oktober 2026. Steuer-, Sozialversicherungs- und Aufenthaltsrecht hängen vom Einzelfall ab.