Externe Personalabteilung für Apotheken
Mehr Zeit für Apotheke, Team und Kundschaft
Wir übernehmen Personaladministration und Recruiting für Offizin-, Filial- und Versandapotheken, gesteuert über ein Ticketsystem, schnell und nachvollziehbar. Von Nacht- und Notdienstzuschlägen bis zur prüffähigen Dokumentation schaffen wir verlässliche Abläufe.
Auch für deutsche Standorte internationaler Versandapotheken und Gesundheitsgruppen: auf Deutsch oder Englisch, mit Reporting an die Zentrale.
Was wir übernehmen
Entlastung dort, wo es im Apothekenalltag zählt
Klare HR-Strukturen
Definierte Personal- und Recruitingprozesse.
Strukturierte Abläufe, verlässliches Bewerbermanagement, feste Termine und eine klare Aufgabensteuerung. So gewinnt Ihre Leitungsebene spürbar Zeit.
Saubere Lohnvorbereitung
Zuschläge korrekt erfasst.
Nacht-, Notdienst-, Samstags- und Schichtzuschläge bereiten wir nach Tarif oder Haustarif auf und übergeben sie pünktlich an Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro.
Prüffähige Dokumentation
Nachweise jederzeit griffbereit.
Approbationen, Qualifikations- und Fortbildungsnachweise und alle Personalunterlagen liegen vollständig und geordnet vor, bereit für jede Revision.
Typische Situationen
Das kennen Sie aus Ihrer Apotheke
Recruiting für PTA und Approbierte
Bewerbungen werden nach Feierabend gesichtet, Rückmeldungen dauern.
So lösen wir es: Wir übernehmen Anzeigen, Vorauswahl und Terminierung, Sie sprechen nur noch mit passenden Kandidatinnen und Kandidaten.
Zuschläge für Notdienst und Samstage
Die Erfassung komplexer Zuschläge bindet Zeit am Wochenende.
So lösen wir es: Wir erfassen und prüfen alle Zuschläge und übergeben abrechnungsreife Daten.
Nachweise für die Revision
Unterlagen müssen vor Prüfungen zusammengesucht werden.
So lösen wir es: Wir halten Personalakten und Nachweise laufend vollständig und digital verfügbar.
Filialverbund und Versand wachsen
Mehr Standorte bedeuten mehr Abstimmung und mehr Schichtmodelle.
So lösen wir es: Wir schaffen einheitliche Abläufe über alle Standorte, die mit Ihnen wachsen.
Leistungen
Ihre Personalabteilung, passend zusammengestellt
Wählen Sie ein Paket als Basis und ergänzen Sie Module oder Projekte, genau passend für Ihre Apotheke.
Pakete
Kontinuierliche Personalarbeit in drei Stufen: Personaladministration, Recruiting sowie Prozesse und HR-Reporting.
Zu den Paketen →Module
Ergänzungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Benefitsverwaltung oder Talentmanagement für die Bindung Ihres Teams.
Zu den Modulen →Projekte
Zum Beispiel digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung oder die Einführung einer Personal- und Recruiting-Software.
Zu den Projekten →Internationale Gruppen
Für deutsche Gesellschaften internationaler Unternehmen: Setup, Zusammenarbeit auf Englisch und Reporting an die Zentrale.
English version →Ihr Vorteil
Warum Apotheken mit uns planbarer arbeiten
Über 30 Jahre Erfahrung
Fundierte Expertise in Personaladministration und Payroll, aus Konzernen und dem Mittelstand.
Feste Ansprechpartnerinnen
Direkt erreichbar, ohne Weiterreichen und eingebunden in Ihre Abläufe.
Planbare Kosten
Transparente Abrechnung pro Mitarbeitendem und Monat, ohne versteckte Zusätze.
Schnittstellenroutine
Sicherer Umgang mit DATEV und gängigen HR-Systemen für saubere Datenströme.
Verlässlichkeit und Compliance
Feste Cut-off-Termine und prüffähig aufbereitete Unterlagen für jede Betriebsprüfung.
Deutsch und Englisch
Für internationale Teams und für die Zusammenarbeit mit einer Zentrale im Ausland.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wie gehen Sie mit Notdiensten, Zuschlägen und Schichtmodellen um?
Das ist einer unserer Schwerpunkte. Wir erfassen Nacht-, Sonntags- und Notdienstzuschläge nach ADEXA-Tarif oder Ihrem Haustarif und bilden Teilzeitmodelle und Schichtwechsel im Filialverbund sauber ab. Die Daten übergeben wir abrechnungsreif an Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro.
Unterstützen Sie auch bei der Suche nach PTA und Approbierten?
Ja. Wir erstellen und schalten Ihre Anzeigen, übernehmen die Vorauswahl und koordinieren die Termine. So sprechen Sie nur noch mit Kandidatinnen und Kandidaten, die wirklich zu Ihrem Team passen.
Arbeiten Sie mit unserer Steuerberatung oder unserem Lohnbüro zusammen?
Ja, wir sind die operative Schnittstelle. Wir bereiten Stamm- und Bewegungsdaten, Zulagen und Zuschläge präzise auf und übergeben sie an Ihre Steuerberatung, Ihr Lohnbüro oder direkt in DATEV. Auf Wunsch übernehmen wir mit dem Modul Lohn- und Gehaltsabrechnung auch die Abrechnung selbst.
Wie schnell kann AdminDock HR starten?
Direkt nach Vertragsunterzeichnung. Wir steigen in Ihre bestehenden Abläufe und Systeme ein, damit Sie ab dem ersten Tag entlastet sind, und vereinfachen sie anschließend Schritt für Schritt.
Wie arbeiten Sie, remote oder vor Ort?
Wir arbeiten digital und deutschlandweit. Anfragen laufen über unser Ticketsystem, dazu kommen Videokonferenzen und Telefon. Jede Anfrage erhält eine von vier Prioritätsstufen, von Reaktion in maximal 4 Stunden bei kritischen Themen bis zu planbaren Standardaufgaben.
Wie schützen Sie unsere Personaldaten?
Wir arbeiten DSGVO-konform und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Dokumente tauschen wir über gesicherte Bereiche in Microsoft 365 oder über Ihr HR-Management-System aus, mit klaren Zugriffsrechten.
Arbeiten Sie auch für deutsche Gesellschaften internationaler Unternehmen?
Ja, darauf sind wir spezialisiert. Wir arbeiten auf Deutsch oder Englisch, berichten an die Zentrale im Format der Gruppe und übernehmen den Kontakt zu deutschen Behörden und Krankenkassen.
Mehr Zeit für Ihre Apotheke
Erzählen Sie uns, wo Sie im Personalbereich gerade Zeit verlieren. In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie wir Sie entlasten.