Praxisszenarien
So kann die Zusammenarbeit aussehen
Vier Beispiele aus unserer Praxis: die Neugründung einer Tochter, eine bestehende Gesellschaft mit HR-Steuerung aus der Zentrale und zwei Kundenprojekte, die zeigen, wie wir Strukturen aufbauen und dauerhaft entlasten.
Die Szenarien fassen typische Verläufe aus unserer Praxis zusammen.
Neugründung einer deutschen Tochter
Ausgangslage
Ein europäisches Technologieunternehmen gründet eine GmbH in Deutschland. In den ersten zwölf Monaten sollen rund zehn Mitarbeitende eingestellt werden. Eine eigene HR-Abteilung gibt es in Deutschland nicht, und die Zentrale kennt die deutschen Vorgaben kaum. Die Steuerberatung der neuen Gesellschaft empfiehlt AdminDock HR.
Vorgehen
- 1
HR-Setup
Anmeldungen bei Finanzamt, Bundesagentur für Arbeit und Berufsgenossenschaft, zweisprachige Vertragsvorlagen, digitale Personalakte und ein klarer Onboarding-Ablauf.
- 2
Strukturen, die mitwachsen
Prozesse ausgelegt für rund zehn Mitarbeitende und so gebaut, dass sie ohne Umbau auf deutlich mehr skalieren.
- 3
Schnittstellen
Abgestimmter Datenfluss zur Lohnabrechnung der Steuerberatung und ein Reporting-Format, das die Zentrale direkt übernehmen kann.
- 4
Laufender Betrieb
Übernahme der Personaladministration und des Recruitings: Stellenausschreibungen, Vorauswahl und Koordination der Gespräche.
Ergebnis
- Die ersten Einstellungen laufen strukturiert und rechtssicher vom ersten Tag an.
- Die Zentrale erhält jeden Monat einen HR-Report auf Englisch.
- Die Geschäftsführung konzentriert sich auf den Markteintritt.
- Die Gesellschaft kann wachsen, ohne die HR-Strukturen neu aufzubauen.
Genutzte Leistungen
Bestehende Gesellschaft, HR bisher aus der Zentrale
Ausgangslage
Eine deutsche Tochter mit 20 Mitarbeitenden wird seit Jahren von der HR-Abteilung der Zentrale mitbetreut. Deutsche Besonderheiten fallen dabei immer wieder durchs Raster: Fristen, Nachweispflichten und die Arbeitszeiterfassung. Nach einer Betriebsprüfung mit Nachforderungen sucht die Zentrale einen verlässlichen Partner vor Ort.
Vorgehen
- 1
HR Compliance Check
Prüfung von Verträgen, Personalakten und Prozessen mit einer Ampelübersicht und einer priorisierten Maßnahmenliste.
- 2
Compliance aufbauen
Umsetzung der wichtigsten Maßnahmen: Verträge angepasst, Arbeitszeiterfassung eingeführt, Personalakten digitalisiert und Fristen verlässlich überwacht.
- 3
Laufender Betrieb
Übernahme der Personaladministration und des Kontakts zu Behörden und Krankenkassen.
- 4
Brücke zur Zentrale
Deutsche Vorgaben werden der Zentrale verständlich erklärt, Konzernvorgaben für Deutschland übersetzt.
Ergebnis
- Die Gesellschaft ist nachweislich sauber aufgestellt.
- Die Zentrale hat einen festen Ansprechpartner für Deutschland.
- Die HR-Abteilung der Zentrale ist entlastet.
- Neue Vorgaben werden rechtzeitig umgesetzt.
Genutzte Leistungen
Deutscher Schiffsausstatter mit 16 Mitarbeitenden
Ausgangslage
Die Personaladministration lag bei der Assistenz der Geschäftsführung, die Lohnabrechnung bei der Steuerberatung. Die Lohndaten wurden manuell per Excel übertragen, oft spät oder unvollständig. Das führte zu Korrekturen, Rückfragen und zusätzlicher Belastung für Geschäftsführerin und Assistenz.
Vorgehen
- 1
Analyse und Paket
Aufnahme der bestehenden Abläufe und Start mit dem Standard-Paket für Personaladministration und Recruiting.
- 2
Digitale Personalakte
Einführung einer digitalen Personalakte mit klaren Zugriffsrechten für Geschäftsführung, Prokurist und Assistenz.
- 3
Sichere Lohndaten
Einführung von DATEV Unternehmen Online und Arbeitnehmer Online über die Steuerberatung, dazu ein eigenes HR-Emailpostfach für alle Personalvorgänge. Einführung von schlanken HR- und Recruiting Prozessen für eine reibungslose vorbereitende Lohnbuchhaltung. Übernahme der Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden.
- 4
Recruiting neu aufgestellt
Schlanke Karriereseite, Stellenbeschreibungen gemeinsam mit den Teamleitern, Veröffentlichung, Bewerbungsscreening und Organisation der Gespräche.
Ergebnis
- Spürbare Entlastung von Geschäftsführerin und Assistenz
- Fehlerfreie, termingerechte Lohnvorbereitung
- Klare Abläufe mit Steuerberatung und Buchhaltung
- AdminDock HR ist fest in die Unternehmenskultur eingebunden
- Recruiting läuft strukturiert, ohne das Team zu belasten
Genutzte Leistungen
„Endlich läuft unsere Personalarbeit strukturiert und zuverlässig. Ich spüre im Alltag eine echte Entlastung, weil Prozesse funktionieren und Themen nicht mehr liegen bleiben. Besonders wertvoll ist für mich, dass sich meine Assistenz wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und mich im Tagesgeschäft wieder mehr unterstützen kann.“
Vom Compliance Check zur laufenden HR-Betreuung
Ausgangslage
Eine deutsche Tochtergesellschaft eines internationalen Unternehmens war bereits operativ tätig. Die Personaladministration wurde intern mitbetreut, klare Verantwortlichkeiten und einheitliche HR-Prozesse fehlten jedoch. Die ausländische Zentrale benötigte außerdem einen verlässlichen Überblick darüber, ob die deutschen Vorgaben eingehalten wurden.
Vorgehen
- 1
HR Compliance Check
Prüfung von Arbeitsverträgen, Personalakten, Onboarding und Offboarding, Arbeitszeit und Abwesenheiten, Datenschutz, Aufbewahrungsfristen sowie der Schnittstelle zur Lohnabrechnung.
- 2
Richtlinien und Employee Handbook
Erstellung belastbarer HR- und Compliance-Richtlinien sowie eines Employee Handbooks für die deutsche Gesellschaft. Konzernvorgaben wurden dabei so weit wie möglich übernommen und an die deutschen Anforderungen angepasst.
- 3
Finale rechtliche Freigabe
Alle rechtlich relevanten Dokumente wurden vor ihrer Einführung durch die Rechtsberatung des Kunden abschließend geprüft und freigegeben.
- 4
Laufende Personaladministration
Nach Abschluss des Projekts übernahm AdminDock HR die Personaladministration im Basis-Paket: Personalunterlagen, Ein- und Austritte, Abwesenheiten, vorbereitende Payroll-Daten, Behördenkontakte und das regelmäßige Reporting für die Zentrale.
Ergebnis
- Nachvollziehbare Prozesse und klare Verantwortlichkeiten
- Belastbare Richtlinien und ein Employee Handbook für Deutschland
- Rechtlich relevante Dokumente durch die Rechtsberatung des Kunden freigegeben
- Fester Ansprechpartner für die laufende Personalarbeit
- Verlässliche Informationen für die internationale Zentrale
- Dauerhafte Entlastung ohne Aufbau einer eigenen HR-Abteilung
Genutzte Leistungen
Welches Szenario passt zu Ihnen?
Erzählen Sie uns, wo Ihre deutsche Gesellschaft gerade steht. Wir zeigen Ihnen, wie der Weg bei Ihnen aussehen kann.