Externe Personalabteilung für Pharma und MedTech
Operative Personalarbeit für Pharma, MedTech und Life Sciences
Sicher skalieren mit flexiblen Strukturen: Wir bringen die Erfahrung einer großen HR-Abteilung in Ihr Unternehmen, passend zu Schichtbetrieb, Audits und Wachstum.
Auch für deutsche Tochtergesellschaften internationaler Pharma- und MedTech-Unternehmen: auf Englisch oder Deutsch, mit Reporting an die Zentrale.
Für wen wir arbeiten
HR für Produktion, Labor und Forschung
Lohnherstellung und Großhandel
Verlässliche Daten ohne manuelle Nacharbeit.
Zeit- und Zulagenlogik für Schichtbetrieb, Logistik und Außendienst sowie die Dokumentation für Audits, strukturiert und abrechnungsreif.
MedTech, Produktion und Reinraum
Administration, die Audits standhält.
Wir strukturieren Ihre HR-Prozesse, bereiten Zulagen für die Produktion auf und halten Qualifikations- und Schulungsnachweise prüffähig bereit.
Life Sciences, Forschung und Biotech
HR im Tempo der Forschung.
Von der ersten Finanzierungsrunde an professionalisieren wir Ihre Personalverwaltung und steuern Recruiting und Onboarding modular.
Typische Situationen
Das kennen Sie aus Ihrem Unternehmen
Schicht- und Reinraumzuschläge
Zulagen, Mehrarbeit und Schichtdienst führen zu Korrekturschleifen.
So lösen wir es: Wir erfassen und prüfen alle Zuschläge und übergeben abrechnungsreife Daten.
Qualifikations- und Schulungsnachweise
Vor GMP- oder ISO-Audits müssen Nachweise zusammengesucht werden.
So lösen wir es: Wir halten Personalakten und Nachweise laufend vollständig und digital verfügbar.
Wachstum durch neue Teams und Standorte
Onboarding und Prozesse hinken hinterher.
So lösen wir es: Wir bauen Abläufe, die mit jeder neuen Linie und jedem neuen Standort funktionieren.
Recruiting von Spezialistinnen und Spezialisten
Im Wettbewerb um Fachkräfte zählt Tempo.
So lösen wir es: Wir sorgen für schnelle Rückmeldungen, klare Termine und eine wertschätzende Kommunikation.
Leistungen
Ihre Personalabteilung, passend zusammengestellt
Ein Paket als Basis, ergänzt um spezialisierte Module und Projekte, abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Branche.
Pakete
Kontinuierliche Personalarbeit in drei Stufen: Personaladministration, Recruiting sowie Prozesse und HR-Reporting.
Zu den Paketen →Module
Ergänzungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fuhrparkmanagement für den Außendienst oder Talentmanagement.
Zu den Modulen →Projekte
Zum Beispiel der HR Compliance Check, die digitale Personalakte oder die Einführung einer Personal- und Recruiting-Software.
Zu den Projekten →Internationale Gruppen
Für deutsche Gesellschaften internationaler Unternehmen: Setup, Zusammenarbeit auf Englisch und Reporting an die Zentrale.
English version →Ihr Vorteil
Warum Pharma- und MedTech-Unternehmen uns vertrauen
Über 30 Jahre Erfahrung
Fundierte Expertise in Personaladministration und Payroll, aus Konzernen und dem Mittelstand.
Feste Ansprechpartnerinnen
Direkt erreichbar, ohne Weiterreichen und eingebunden in Ihre Abläufe.
Planbare Kosten
Transparente Abrechnung pro Mitarbeitendem und Monat, ohne versteckte Zusätze.
Schnittstellenroutine
Sicherer Umgang mit DATEV und gängigen HR-Systemen für saubere Datenströme.
Verlässlichkeit und Compliance
Feste Cut-off-Termine und prüffähig aufbereitete Unterlagen für jede Betriebsprüfung.
Deutsch und Englisch
Für internationale Teams und für die Zusammenarbeit mit einer Zentrale im Ausland.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wie gehen Sie mit Schichtmodellen, Reinraum- und Nachtzuschlägen um?
Das ist einer unserer Schwerpunkte. Ob Reinraumzuschläge, Nacht- und Sonntagszuschläge in der kontinuierlichen Fertigung oder Spesenmodelle für den medizinischen Außendienst: Wir bereiten die Daten nach Ihren Haus- oder Branchenvereinbarungen präzise auf.
Unterstützen Sie bei der Dokumentation für Audits?
Ja. Wir halten Personalakten, Qualifikations- und Schulungsnachweise vollständig, geordnet und digital verfügbar, sodass sie für GMP- und ISO-Audits jederzeit bereitstehen.
Arbeiten Sie mit unserer Steuerberatung oder unserem Lohnbüro zusammen?
Ja, wir sind die operative Schnittstelle. Wir bereiten Stamm- und Bewegungsdaten, Zulagen und Zuschläge präzise auf und übergeben sie an Ihre Steuerberatung, Ihr Lohnbüro oder direkt in DATEV. Auf Wunsch übernehmen wir mit dem Modul Lohn- und Gehaltsabrechnung auch die Abrechnung selbst.
Wie schnell kann AdminDock HR starten?
Direkt nach Vertragsunterzeichnung. Wir steigen in Ihre bestehenden Abläufe und Systeme ein, damit Sie ab dem ersten Tag entlastet sind, und vereinfachen sie anschließend Schritt für Schritt.
Wie arbeiten Sie, remote oder vor Ort?
Wir arbeiten digital und deutschlandweit. Anfragen laufen über unser Ticketsystem, dazu kommen Videokonferenzen und Telefon. Jede Anfrage erhält eine von vier Prioritätsstufen, von Reaktion in maximal 4 Stunden bei kritischen Themen bis zu planbaren Standardaufgaben.
Wie schützen Sie unsere Personaldaten?
Wir arbeiten DSGVO-konform und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Dokumente tauschen wir über gesicherte Bereiche in Microsoft 365 oder über Ihr HR-Management-System aus, mit klaren Zugriffsrechten.
Arbeiten Sie auch für deutsche Gesellschaften internationaler Unternehmen?
Ja, darauf sind wir spezialisiert. Wir arbeiten auf Deutsch oder Englisch, berichten an die Zentrale im Format der Gruppe und übernehmen den Kontakt zu deutschen Behörden und Krankenkassen.
Personalarbeit, die Audits standhält
Erzählen Sie uns, wo es in Ihrer Personaladministration gerade hakt. Wir zeigen Ihnen, wie wir Sie entlasten.