Krankheit in der deutschen Tochtergesellschaft: Entgeltfortzahlung, Krankengeld und U1-Erstattung

Im Konzernhandbuch steht: zehn bezahlte Krankentage pro Jahr, danach 80 Prozent. In Deutschland gilt etwas anderes, und zwar unabhängig davon, was die Richtlinie vom Hauptsitz sagt. Der Arbeitgeber zahlt bei Krankheit sechs Wochen lang das volle Gehalt weiter. Danach übernimmt die Krankenkasse. Und kleinere Unternehmen bekommen einen großen Teil ihrer Kosten zurück.

In der Praxis sehen wir oft zwei Fehler: Entweder wird nach Konzernregel zu wenig gezahlt, oder die Tochtergesellschaft zahlt korrekt, holt sich aber die Erstattung nicht. Beides lässt sich leicht vermeiden. Dieser Beitrag erklärt, wie Krankheit in Deutschland abläuft, wer was zahlt und wann die Krankenkasse Geld erstattet.

Der erste Krankheitstag: Meldung und Nachweis

Wer krank ist, muss sich sofort beim Arbeitgeber melden, in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Tag. Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, muss spätestens am vierten Tag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen. Ist der vierte Tag kein Arbeitstag, reicht der nächste Arbeitstag. Der Arbeitgeber darf den Nachweis auch früher verlangen, schon ab dem ersten Tag, im Arbeitsvertrag oder im Einzelfall.

Seit 2023 läuft das für gesetzlich Versicherte elektronisch. Die Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber oder das Lohnbüro ruft die eAU dort ab. Die Mitarbeitenden müssen nur Bescheid sagen und zum Arzt gehen. Privat Versicherte, Bescheinigungen von Ärzten im Ausland und einige Sonderfälle laufen weiter auf Papier.

Was gerade diskutiert wird: Die Regierungskoalition hat im Juli 2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und eine Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag vorzuschreiben. Ein Gesetz gibt es dazu noch nicht, ein Starttermin steht nicht fest. Bis dahin gelten die bisherigen Regeln. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald sich etwas ändert.

Entgeltfortzahlung: sechs Wochen volles Gehalt

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen das Entgelt weiter, also 42 Kalendertage. Gezahlt wird das, was die Person in dieser Zeit verdient hätte, ohne Überstundenvergütung. Eine Kürzung auf 80 oder 90 Prozent, wie sie in Konzernrichtlinien vorkommen kann, ist in Deutschland unzulässig.

• Wartezeit: Der Anspruch entsteht erst nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung. Für Krankheitstage in den ersten vier Wochen muss der Arbeitgeber kein Gehalt zahlen. Gesetzlich Versicherte bekommen in dieser Zeit Krankengeld von der Krankenkasse. Dauert die Krankheit über die vier Wochen hinaus, beginnt ab dann die Entgeltfortzahlung, und zwar für volle sechs Wochen.
• Krank während der Arbeit: Geht jemand an einem angefangenen Arbeitstag nach Hause, wird dieser Tag normal bezahlt. Die sechs Wochen beginnen am Folgetag.
• Neue Krankheit während der Krankheit: Kommt eine zweite Erkrankung hinzu, solange die erste noch andauert, verlängert das die sechs Wochen nicht. Erst wer zwischendurch wieder arbeitsfähig war, hat bei einer anderen Krankheit einen neuen Anspruch.
• Minijobs: Die Regeln gelten genauso für Minijobber und Teilzeitkräfte.

Wiederholte Krankheit: die Sechs- und Zwölf-Monats-Regel

Schwierig wird es, wenn dieselbe Krankheit mehrmals auftritt, zum Beispiel ein Rückenleiden. Dann werden die Zeiten zusammengezählt, bis die sechs Wochen verbraucht sind. Einen neuen Anspruch auf sechs Wochen gibt es nur, wenn eine dieser Bedingungen erfüllt ist:

• Die Person war mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig.
• Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sind zwölf Monate vergangen.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin fällt im August 20 Tage wegen derselben Rückenbeschwerden aus und im November erneut. Im November zahlt der Arbeitgeber nur noch 22 Tage, danach übernimmt die Krankenkasse. Die Diagnose sieht der Arbeitgeber nicht. Bei Zweifeln fragt er bei der Krankenkasse nach, ob es sich um eine Fortsetzungserkrankung handelt. Genau diese Fälle rechnet unser Rechner mit.

Nach sechs Wochen: Krankengeld der Krankenkasse

Endet die Entgeltfortzahlung, zahlt bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse Krankengeld. Dafür schickt die Lohnabrechnung der Kasse elektronisch eine Entgeltbescheinigung. Für den Arbeitgeber entstehen ab diesem Zeitpunkt keine Lohnkosten mehr.

	Krankengeld 2026
Höhe	70 % des Bruttoentgelts, höchstens 90 % des Nettoentgelts
Höchstbetrag	135,63 € brutto pro Kalendertag
Abzüge	Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
Dauer	höchstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren für dieselbe Krankheit

Grundlage für den Höchstbetrag ist die Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung von 5.812,50 € im Monat (TK). Privat Versicherte bekommen kein Krankengeld der gesetzlichen Kasse, sondern gegebenenfalls Krankentagegeld aus ihrem eigenen Vertrag. Minijobber haben aus dem Minijob keinen Anspruch auf Krankengeld.

Die Umlage U1: Geld zurück für kleinere Arbeitgeber

Sechs Wochen Gehalt ohne Arbeitsleistung sind für ein kleines Team teuer. Deshalb gibt es die Umlage U1. Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Beschäftigten nehmen automatisch teil. Sie zahlen einen kleinen Beitrag mit jeder Lohnabrechnung, und die Krankenkasse erstattet dafür einen Teil der Entgeltfortzahlung.

• Wer teilnimmt: Unternehmen, die im Vorjahr in mindestens acht Monaten nicht mehr als 30 Beschäftigte hatten. Teilzeitkräfte zählen anteilig: bis 10 Wochenstunden mit 0,25, bis 20 mit 0,5, bis 30 mit 0,75. Auszubildende und schwerbehinderte Menschen werden nicht mitgezählt. Bei einer GmbH zählt jede Gesellschaft für sich.
• Wie viel zurückkommt: je nach gewähltem Satz meist zwischen 40 und 80 Prozent des fortgezahlten Bruttoentgelts. Wer nichts wählt, bekommt in der Regel 70 Prozent. Je höher der Erstattungssatz, desto höher der laufende Umlagebeitrag.
• Wann gewählt wird: einmal pro Jahr, bei der jeweiligen Krankenkasse, meist bis zur Fälligkeit der Januarbeiträge. Die Wahl gilt dann für das ganze Kalenderjahr.
• Was nicht erstattet wird: Zahlungen über sechs Wochen hinaus, Einmalzahlungen und Zahlungen in den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses. Viele Kassen erstatten außerdem nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (8.450 € im Monat, 2026).
• Wie beantragt wird: Den Antrag stellt Ihre Lohnabrechnung elektronisch bei der Krankenkasse der erkrankten Person, und das Abrechnungsprogramm berechnet die Erstattung automatisch. Sie selbst müssen nichts ausfüllen. Wichtig ist nur, dass die Lohnabrechnung von jeder Krankheit erfährt. Ansprüche verjähren nach vier Jahren.

Bei Minijobs übernimmt die Minijob-Zentrale die Erstattung. Sie zahlt 80 Prozent zurück, der Umlagesatz liegt 2026 bei 0,8 Prozent (Minijob-Zentrale). Die Details der Krankenkassen, etwa ob die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung mit abgedeckt sind, stehen in der jeweiligen Satzung (Beispiel DAK).

Ein Rechenbeispiel: Bei 4.200 € Monatsgehalt kosten sechs Wochen Entgeltfortzahlung rund 5.880 €. Mit einem Erstattungssatz von 70 Prozent kommen davon 4.116 € zurück. Wer die Erstattung nicht beantragt, verschenkt dieses Geld.

Vier Fehler, die wir in Tochtergesellschaften immer wieder sehen

1. Das Ende der Entgeltfortzahlung wird verpasst. Das passiert am häufigsten. Weder die Führungskraft vor Ort noch die Personalabteilung am Hauptsitz hat die sechs Wochen im Blick, und das Gehalt läuft einfach weiter. Die Überzahlung zurückzuholen ist mühsam und belastet das Verhältnis zur erkrankten Person. Außerdem fehlt der Krankenkasse die Entgeltbescheinigung für das Krankengeld.
2. Die Konzernregel kürzt das Gehalt. Ein PTO-Budget für Krankheit oder eine Fortzahlung zu 80 Prozent sind unzulässig. In den ersten sechs Wochen gilt das volle Entgelt.
3. Die U1-Erstattung wird nicht beantragt. Gerade wenn das Lohnbüro im Ausland sitzt oder die Personalabteilung am Hauptsitz die Krankheitstage erst spät erfährt, bleibt die Erstattung liegen.
4. Wiederholte Krankheit wird nicht geprüft. Ohne Anfrage bei der Krankenkasse zahlt der Arbeitgeber oft erneut sechs Wochen, obwohl die Zeit schon verbraucht ist.

Häufige Fragen

Darf der Arbeitgeber nach der Diagnose fragen?

Nein. Die Bescheinigung nennt keine Diagnose. Ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, klärt der Arbeitgeber über eine Anfrage bei der Krankenkasse.

Was gilt, wenn jemand im Urlaub krank wird?

Mit ärztlichem Attest zählen die Krankheitstage nicht als Urlaub. Die Tage bleiben im Urlaubskonto und können später genommen werden.

Bekommen auch Minijobber Entgeltfortzahlung?

Ja, nach denselben Regeln. Die Erstattung von 80 Prozent läuft über die Minijob-Zentrale.

Gilt die U1 auch für Mutterschaft?

Nein, dafür gibt es die Umlage U2. An ihr nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Größe, und sie erstattet die Kosten in voller Höhe.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen mit Stand 25. Oktober 2026. Tarif- und Arbeitsverträge können günstigere Regeln enthalten. Im Einzelfall kommt es auf die genauen Umstände und die Satzung der Krankenkasse an.