Das Mitarbeiterhandbuch ist sauber gegliedert, vollständig und gut geschrieben. Es regelt Krankmeldung, Urlaub, Arbeitszeit und Kündigung. Es hat nur einen Haken: Es wurde für ein anderes Land geschrieben.
So sieht es in vielen deutschen Tochtergesellschaften aus. Die GmbH wurde vor einigen Jahren gegründet, HR lief vom Hauptsitz aus. Prozesse, Vorlagen und Richtlinien kamen aus der Zentrale, dort haben sie sich bewährt. Das ist nachvollziehbar und spart beim Start Zeit. Mit jedem Jahr und jeder neuen Einstellung wächst aber die Lücke zwischen dem, was im Handbuch steht, und dem, was in Deutschland gilt.
Wir stellen gerade bei einem Kunden genau diese Situation um. Dieser Artikel zeigt, wo Richtlinien vom Hauptsitz typischerweise mit deutschem Recht auseinanderlaufen, welche Folgen das hat und wie die Umstellung gelingt, ohne die Kultur des Unternehmens zu verlieren.
Wo Regeln vom Hauptsitz und deutsches Recht auseinanderlaufen
Die folgenden Themen tauchen in fast jedem Handbuch auf. Die mittlere Spalte zeigt typische Regeln aus dem Ausland, die rechte, was in Deutschland gilt.
| Thema | Typische Regel vom Hauptsitz | Was in Deutschland gilt |
|---|---|---|
| Krankmeldung | kurze Nachricht an die Führungskraft, Attest erst nach längerer Zeit | Krankmeldung unverzüglich; ärztliche Feststellung ab dem 4. Tag, das Unternehmen kann sie ab dem 1. Tag verlangen. Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die elektronische AU bei der Krankenkasse ab. Entgeltfortzahlung bis zu 6 Wochen. |
| Urlaub | Resturlaub verfällt am Jahresende | Mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Urlaub verfällt nur, wenn das Unternehmen rechtzeitig und nachweisbar auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Übertrag bis 31. März nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen. |
| Arbeitszeit | Vertrauensarbeitszeit, keine Erfassung | Grundsätzlich höchstens 8 Stunden pro Werktag, bis 10 Stunden mit Ausgleich; 11 Stunden Ruhezeit; Sonn- und Feiertage grundsätzlich frei. Arbeitszeit muss erfasst werden, das gilt seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts 2022. |
| Kündigung | Kündigung per E-Mail oder im Personalsystem | Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, gesetzliche Fristen nach Betriebszugehörigkeit. In Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitenden gilt nach 6 Monaten Kündigungsschutz. |
| Probezeit | Probezeit von 12 Monaten oder mehr | höchstens 6 Monate, in dieser Zeit 2 Wochen Kündigungsfrist |
| Feiertage | einheitlicher Feiertagskalender der Gruppe | Feiertage nach Bundesland, je nach Standort unterschiedlich |
| Homeoffice | Regeln nur zur Ausstattung | Arbeitszeit- und Arbeitsschutzregeln gelten auch zu Hause |
| Personaldaten | zentrale Ablage und Auswertung am Hauptsitz | DSGVO und BDSG; Übermittlung an den Hauptsitz braucht eine Rechtsgrundlage, außerhalb der EU zusätzliche Garantien |
Gibt es einen Betriebsrat, kommen Mitbestimmungsrechte hinzu, etwa bei Arbeitszeit, Ordnung im Betrieb und technischen Systemen wie der Zeiterfassung. Neue Regeln werden dann gemeinsam vereinbart.
Was passiert, wenn die Regeln nicht passen
Eine Regel im Handbuch, die deutschem Recht widerspricht, wird nicht einfach ignoriert. Für Mitarbeitende gilt dann automatisch das Gesetz, oft zu ihren Gunsten. In der Praxis zeigt sich das an Stellen, an denen es teuer oder unangenehm wird:
- Urlaub sammelt sich an. Wenn nie auf den Verfall hingewiesen wurde, verfällt er nicht. Beim Austritt wird alles ausgezahlt, auch aus Vorjahren.
- Kündigungen sind unwirksam. Eine Kündigung per E-Mail beendet das Arbeitsverhältnis in Deutschland nicht. Es läuft weiter, samt Gehaltsanspruch.
- Bußgelder drohen. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz kann die Aufsichtsbehörde ahnden.
- Unsicherheit im Team. Wenn Handbuch und Praxis auseinanderliegen, wissen Mitarbeitende nicht, welche Regel gilt. Führungskräfte entscheiden im Einzelfall, und genau das untergräbt Fairness.
Nichts davon ist böse Absicht. Es ist die natürliche Folge davon, dass HR aus der Ferne geführt wird.
So stellen wir die Richtlinien auf Deutschland um
Die Umstellung ist ein Projekt mit klarem Anfang und Ende. Bei unserem Kunden gehen wir so vor:
- Bestandsaufnahme. Wir sammeln alles, was Regeln enthält: Handbuch, Richtlinien, Vertragsvorlagen, Formulare und die Prozesse, die in Systemen hinterlegt sind, etwa Abwesenheiten oder Genehmigungen.
- Abgleich mit deutschem Recht. Jede Regel bekommt eine Ampel: passt, wird angepasst oder wird ersetzt. Arbeitsrechtliche Detailfragen klären wir mit der Rechtsberatung des Kunden.
- Abstimmung mit dem Hauptsitz. Wir trennen sauber, was Kultur ist und was Recht. Kultur bleibt, Recht wird angepasst. Diese Entscheidung trifft der Hauptsitz bewusst und mit vollem Überblick.
- Neufassung. Es entsteht ein Handbuch auf Deutsch für die Mitarbeitenden und eine englische Fassung für den Hauptsitz. Vorlagen und Prozesse in den Systemen ziehen wir nach.
- Einführung. Mitarbeitende werden informiert, Führungskräfte eingewiesen. Bestehende Arbeitsverträge prüfen wir gesondert, denn Änderungen daran brauchen in der Regel eine Vereinbarung mit den Mitarbeitenden.
- Pflege. Das Handbuch wird jährlich und bei Gesetzesänderungen aktualisiert. Die nächste steht bereits an: Die Reform des Arbeitszeitgesetzes liegt seit Juni 2026 als Entwurf vor.
Was vom Hauptsitz bleiben darf
Das Ziel ist ausdrücklich kein deutsches Handbuch von der Stange. Werte, Führungsverständnis, der Ton in der Kommunikation und die Art, wie Entscheidungen getroffen werden, bleiben erhalten. Auch alles, was über das Gesetz hinausgeht, kann bleiben: mehr Urlaub, flexible Modelle, Benefits der Gruppe. Am Ende steht ein Handbuch, das sich nach dem Unternehmen anfühlt und in Deutschland trägt.
Häufige Fragen
Gelten Richtlinien des Hauptsitzes in der deutschen Tochter?
Sie gelten, soweit sie mit deutschem Recht vereinbar sind. Wo eine Richtlinie dem Gesetz widerspricht, gilt für die Mitarbeitenden in Deutschland automatisch die gesetzliche Regel.
Muss das Mitarbeiterhandbuch auf Deutsch sein?
Mitarbeitende müssen die Regeln verstehen können. Eine deutsche Fassung ist deshalb sinnvoll, eine englische für den Hauptsitz und internationale Kolleginnen und Kollegen kann daneben stehen. Arbeitsverträge sollten auf Deutsch vorliegen.
Können wir Benefits und Kultur des Hauptsitzes beibehalten?
Ja. Alles, was über das Gesetz hinausgeht, kann bleiben, etwa zusätzlicher Urlaub, flexible Arbeitsmodelle oder Benefits der Gruppe. Angepasst wird nur, was deutschem Recht widerspricht.
Wie lange dauert die Umstellung?
Das hängt vom Umfang der Dokumente und der Zahl der Systeme ab. Bei einer Tochter mit bis zu 50 Mitarbeitenden ist es ein überschaubares Projekt von einigen Wochen.
Ändern sich dadurch die bestehenden Arbeitsverträge?
Nicht automatisch. Handbuch und Richtlinien lassen sich anpassen, Änderungen an Arbeitsverträgen brauchen in der Regel eine Vereinbarung mit den Mitarbeitenden. Wir prüfen die Verträge deshalb gesondert.
Unterstützung bei der Umstellung
AdminDockHR übernimmt die Personalarbeit für deutsche Tochtergesellschaften internationaler Unternehmen, auf Deutsch und Englisch. Die Anpassung von Richtlinien und Handbüchern begleiten wir als eigenes Projekt, abgestimmt mit Ihrem Hauptsitz und Ihrer Rechtsberatung. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre deutsche Gesellschaft heute steht, ist der Compliance Check ein guter erster Schritt.
