Praxisbeispiel externe Personalabteilung

Entlastung und Struktur im Personalwesen eines mittelständischen Elektroausstatters

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen der Schifffahrtsbranche mit 16 Mitarbeitenden stand vor typischen Herausforderungen:
Die Personaladministration lag bisher bei der Assistenz der Geschäftsführung, während die Lohnabrechnung vom Steuerberater erstellt wurde.
Die Lohndaten wurden manuell über Excel übertragen – oft verspätet oder unvollständig. Das führte zu Korrekturen, Rückfragen und zusätzlicher Belastung für die Geschäftsführerin und ihre Assistenz.

Das Ziel: Entlastung der Assistenz, strukturierte Prozesse und eine verlässliche, moderne HR-Verwaltung.

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Vorgehen und Lösung

Im ersten Schritt wurde die bestehende Struktur analysiert und das Standard-Paket von AdminDock HR mit den Modulen Personaladministration und Recruiting implementiert.

Digitalisierung & Strukturaufbau

• Einrichtung einer zentralen elektronischen Personalakte in SharePoint mit Zugriffsrechten für Geschäftsführung, Prokurist und Assistenz.
• Einführung von Datev Unternehmen Online und Arbeitnehmer Online über den Steuerberater zur sicheren Übermittlung der Lohndaten.
• Schaffung einer dedizierten HR-E-Mail-Adresse zur zentralen Meldung aller personalrelevanten Vorgänge (z. B. Einstellungen, Krankmeldungen, Vertragsänderungen).
• AdminDock HR übernahm fortan die gesamte administrative Abwicklung, prüft Löhne, liefert Buchungslisten an die Buchhaltung und erledigt Krankmeldungen an Krankenkassen und Behörden.

Recruiting neu aufgestellt

• Entwicklung einer schlanken Karriereseite als Erweiterung der bestehenden Website.
• Erstellung von Stellenbeschreibungen gemeinsam mit den Teamleitern.
• Veröffentlichung der Ausschreibungen und Übernahme des Bewerbungsscreenings sowie der Intervieworganisation.

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Ergebnis und Mehrwert

• Deutliche Entlastung der Geschäftsführerin und Assistenz.
• Fehlerfreie und termingerechte Lohnvorbereitung durch digitale Prozesse.
• Klare Abläufe und transparente Kommunikation mit Steuerberater und Buchhaltung.
• Stärkere Vernetzung und Vertrauen innerhalb der Belegschaft – AdminDock HR ist inzwischen fest in die Unternehmenskultur integriert.
• Recruiting läuft professionell und strukturiert, ohne das interne Team zusätzlich zu belasten.

Die Geschäftsführerin zeigt sich höchstzufrieden: „Endlich läuft die Personalarbeit reibungslos – zuverlässig, digital und mit einem Team, das uns wirklich versteht.“